- Projet
- Star-Net
- Secteur
- Gestion immobilière · Genève
- Prestations
- Système interne, Portail client, Manuel et formation
- Année
- 2026
La boîte mail d'une société de conciergerie est devenue un système de tickets qui s'organise tout seul.
Star-Net s'occupe d'immeubles, de copropriétés et de biens dans la région de Genève. Chaque jour, des e-mails arrivent dans la boîte de l'entreprise : une régie qui signale une fuite, un syndic qui demande un nettoyage supplémentaire, une facture, une réclamation.
Sans système, c'est une boîte de réception avec des centaines de messages en cinq langues, où quelqu'un cherche à la main de quel immeuble il s'agit et qui doit intervenir. Le travail de l'équipe, c'était trouver, pas résoudre.
Le défi
- Identifier de quel client et de quel immeuble parle chaque e-mail, sachant que personne n'écrit le nom officiel du bâtiment : on écrit son surnom.
- Classer le type et l'urgence tout seul, parce qu'une panne urgente ne peut pas attendre autant qu'une facture.
- Fonctionner en cinq langues, avec des équipes différentes dans chacune.
- Prouver au client que l'équipe est passée à l'immeuble les jours prévus, sans dépendre de la parole de quiconque.
- Sortir le coup de téléphone du circuit : aujourd'hui, quelqu'un appelle pour confirmer de quel bien il s'agit avant d'envoyer l'équipe.
La solution
Le système lit la boîte tout seul toutes les trente secondes et pose trois questions à chaque message : de qui il vient, de quel immeuble il parle, et de quel type de demande il s'agit. L'identification a quatre niveaux, dans cet ordre : l'e-mail du contact, l'e-mail général de l'entreprise, le fil auquel le message répond, et le domaine. Quand il a un doute sans certitude, il ne décide pas seul : il pose la question sur l'écran des suggestions. Et chaque correction faite à la main devient de la connaissance, donc au message similaire suivant il sait déjà.
Par-dessus est venu le Portail de l'Immeuble : un lien par bâtiment, que Star-Net envoie une fois à la régie et qui reste. La personne sur place signale en vingt secondes, avec photo et localisation ; la demande arrive déjà identifiée de l'autre côté ; et le client suit seul les passages de l'équipe, sans téléphoner. À l'intérieur, le système se referme sur un journal d'audit inaltérable, des rapports, l'export et des sessions révocables.
Résultat
Livré avec un manuel du système complet, écran par écran, avec une capture et chaque bouton numéroté et expliqué, en portugais et en portugais du Brésil.
Stack
- Next.js
- Supabase
- IMAP/SMTP
- Vercel
- Prisma
Le champ le plus important du système
Le formulaire d'enregistrement d'un immeuble comporte un champ appelé désignations alternatives. C'est là qu'entrent le nom court, l'adresse sans numéro, le surnom que l'équipe utilise vraiment. Cela ressemble à de la bureaucratie ; c'est l'inverse : c'est ce champ qui fait qu'un e-mail écrit à la hâte disant « Simplon 22 » atterrit sur le bon bâtiment. Un système d'identification n'est bon que s'il connaît le langage informel de celui qui écrit.
Connexion de la boîte mail
L'écran de connexion explique d'abord comment générer un mot de passe d'application chez Google, et seulement ensuite demande le mot de passe, parce que l'erreur la plus fréquente est de coller le mot de passe Gmail habituel. Une interface qui anticipe l'erreur de l'utilisateur économise plus de support que n'importe quelle page d'aide.
Où vivent les données
Base de données à Zurich et application à Francfort : client suisse, données en Europe. Accès par compte individuel, session révocable de trente jours, blocage après cinq tentatives erronées et un journal d'audit que même l'administrateur ne peut pas effacer.
